北海道情報大学の個人情報保護について

北海道情報大学プライバシーポリシー

「個人情報の保護に関する法律(個人情報保護法)」に関し、北海道情報大学(以下「本学」といいます)ではプライバシーポリシー(個人情報取り扱い指針)を以下のように定めていますので、ご確認ください。
なおこのプライバシーポリシーに関してご同意頂けない場合やご不明な点がございましたら本学総務課「個人情報相談窓口(011-385-4412)」までご相談ください。

 本学では、学生・研究生(以下「学生」といいます。未成年の場合は、その法定代理人も学生本人とみなされます。)、卒業生・修了生(以下「卒業生」といいます。)及びその保証人・副保証人・父母・学費支払者(以下「保証人」といいます。)の皆様に関する個人情報を、教育・研究・福利厚生・生活指導・キャリア指導・同窓会活動・その他大学運営上特に必要な活動の目的においてのみ、適正かつ慎重に取り扱います。

 本学における皆様の個人情報は、書面によるものは書庫にて管理され、電子情報は事務職員向けの各種事務処理システム、及び教員向けの各種教育支援システムで取り扱われ、それらには全てアカウント管理やネットワーク上での隔離といった、可能な限りの厳重なセキュリティ対策を施します。
なお、本学が運用する電子情報システム開発、及び事務処理の委託先については、個人情報保護対策が適正に行われている業者を選定します。
また、本学では、同窓会業務を「北海道情報大学同窓会」に、通信教育部において教育上必要な関連業務を本学の定める「教育センター」に一部委託しています。この場合も、当該業務に携わる場合は、本学の教育研究活動の一部として取り扱うよう指導します。
 これらの各種業務委託先に対しては、情報漏えい等が起こらないよう指導を徹底します。

 本学が個人情報を収集する場合は、利用目的・提供範囲・開示と訂正に関する告知を適宜行い、目的外利用を行う場合や次のⅠ~Ⅴに定める以外の第三者提供を行う場合には、必ず本人の同意を得るものとします。また、上記の告知に関しては、掲示等(本学内の掲示板・電子表示機器・インターネットWebサイト・学生電子メール・口頭・配布物のいずれか的確に伝わる手段)を用いて行うものとします。

I 学生に関する情報で、学内掲示等不特定多数が対象となるもの

1. 以下の各種事務連絡を目的とし、学生氏名・学籍番号を本学内の掲示板やドア・本学内でのみ閲覧可能な電子表示機器・口頭・配布物にて学内に限定して公開する場合があります。

(学生呼び出し、履修登録確認、クラス名簿、各種ゼミナール配属先、科目別単位修得状況(合否判定も含みます) 、定期試験無資格者、再試験対象者、健康診断結果表配布、遺失物返還、学生生活調査票配布、学位論文事前審査結果発表、進級・卒業・修了者発表、団体受験による資格・検定試験合格証書配布、学費等納付金督促、希望図書貸し出し可能、図書・資料返却延滞督促、各種奨学生採用・貸与(採用種別も含みます)、留学生経費差額返還、賞罰(表彰・懲戒内容も含みます)、就職希望登録確認 )

2. 卒業アルバム等に使用する目的で撮影した集合写真・授業風景等の写真を大学案内、求人の栞、学内報等のパンフレットで使用する場合があります。

3. 入学式・学位記授与式の模様を保護者控室及び全国の各教育センターへ放送します。

4. 就職活動におけるOB・OG訪問を行うため、学生または卒業生に対して、卒業後の進路先及び氏名を口頭または書面にて通知する場合があります。

II 学生に関する情報で、学生氏名・学籍番号とともに適宜当該保証人に提供されるもの

(学費等納付金納付金額、学費等納付金未納金額、各種奨学生採用通知、各種奨学金返還通知、懲戒処分通知、成績表、講義欠席表、定期試験欠席・無資格通知、進級・卒業・修了要件不到達通知、学籍異動通知、学生就職動向、図書・資料返却延滞督促 )

III 学生に関する情報で、申請等に必要な範囲で特定第三者に提供されるもの

1. 奨学金返還免除申請時に、医師・市区町村長・ケースワーカ等に送付することがあります。

2. 私費外国人留学生学習奨励費支給に関し、日本学生支援機構に送付することがあります。

3. 学生総合保険申請等に関し、引受保険会社及び取扱代理店へ送付することがあります。

4. 学生教育研究災害傷害保険・学研災付帯賠償責任保険申請及び教職資格活動等賠償責任保険申請に関し、日本国際教育支援協会に送付します。

5. 本学が宿泊先を指定するスクーリング申込者に関し、宿泊先へ送付します。

6. 海外事情履修者(留学)に関し、南京大学・カリフォルニア大学・航空会社・旅行代理店に送付します。

7. 奨学金貸与申請及び返還に関し、日本学生支援機構に送付します。

8. 団体受験による資格・検定試験の実施に関し、当該試験実施団体に送付します。

9. 定期健康診断に関し、医療機関へ送付します。

IV 教育指導上必要なもの

1. 学生に関する学生氏名・学籍番号・出席状況・成績評価・採点結果・成果物といった、講義担当教員が作成・収集する教育に必要な範囲での成績評価物を本学内の掲示板・研究室ドア・本学内でのみ閲覧可能な電子表示機器、及び口頭または学生に対する配布物にて公開する場合があります。

2. 教育指導に必要な範囲で定めるティーチングアシスタント(授業補助員)及び大学運営管理に必要な範囲で定めるヘルプデスク(実習室補助員)を担当する学生に対しては、各補助員を管理指導する担当教員より、前項の範囲で個人情報を知らせる場合があります。各補助員に対しても、大学職員の一員である自覚を持たせ、当該業務範囲以外での利用・提供を厳に禁ずる指導を行います。

3. 学生が教育・研究・課外活動において、本学の名声に寄与すると特に認められる結果を残した場合、学生に関する氏名・年齢・所属に限って、第三者提供を行う場合があります。この場合も、提供先に関して充分な検討を行い、前述情報以外は、いかなる第三者提供をも行いません。

V 法令に定めるもの

1. 学内アルバイトに関する法定調書(源泉徴収票等)

2. 個人情報の保護に関する法律第16条第3項及び同法第23条第1項に規定される事項

3. 刑事訴訟法第197条第1項の規定に基づく取調に応じる場合

4. 学生が急病になったり、大けがを負った際に、治療の必要上、健康診断の結果、家族の連絡先等に関する情報を医療機関等に提供する必要がある場合

5. 疾病予防・治療に関する疫学調査のために調査機関に情報を提供することが特に必要な場合

6. 非行のおそれのある学生等の情報を、学生本人及びその家族等の権利利益を不当に侵害しないことを前提に、非行防止に関する機関との間で情報交換等を行うことが特に必要な場合

7. その他関連法令に規定がある場合

VI 本学では、以下の学生個人情報を本学にて自動的に付与しますので、ご承知いただき、これらの自己管理の重要性も充分ご認識ください。

(学籍番号、実習室ログインID/パスワード、学生電子メールアドレス、学生電子メール、ログインID/パスワード、実習用サーバログインID/パスワード、インターネットメディア授業ID/パスワード )

VII 本学では、口頭、書面及びインターネットWebサイト上で明示的に収集する学生個人情報以外に、教育指導及び情報システムセキュリティ管理上必要な以下の情報を自動的に収集、もしくはシステム設計上やむを得ず自動的に収集されます。

(出席記録、インターネットメディア授業における受講履歴及び課題等の提出記録、防犯カメラ撮影記録、コンピュータ利用記録、ネットワーク利用記録(電子メール・Web等) )

 上記の自動収集個人情報のうち「出席記録」は、教職員が教育指導上必要である学生の出欠、席状況を把握するために収集・利用します。また「インターネットメディア授業における受講、履歴及び課題等の提出記録」(以下「受講履歴等」といいます)は、学生の学習活動を支援するために、学生本人に提供することを主な目的として収集するとともに、教職員が行う教育指導にも利用します。出席記録及び受講履歴等以外のセキュリティ管理情報に関しては、防犯または情報システムセキュリティ管理を目的として収集され、当該目的上特に必要とされる場合において、それらを管理する本学教職員のみがこれを利用し、法令に定める場合を除き、いかなる第三者提供をも行いません。また、その性格上いかなる訂正または削除の依頼も受け付けられません。

VIII 本学の保有する個人情報に関する訂正は、本人または本人の自署捺印のある委任状を持つ者の請求によって、可能な限り速やかに行います。学生・卒業生・保証人の皆様におかれましても、現住所等の変更があった場合は、速やかな訂正請求をよろしくお願いいたします。
IX 本学の保有する個人情報の開示は、本人または本人の自署捺印のある委任状を持つ者による、本学の定める「個人情報開示請求書」の提出と本学の定める開示事務手数料の払い込みを以て、原則書面により可能な限り速やかに開示します。ただし、教員が保有する学生の個人情報に関しては、前述の提出等を必要とせず、学生本人またはその保証人及び卒業生本人の請求によって開示するものとします。なお、次に掲げる個人情報に関しては、非開示となる場合もありますのでご了承ください。
事務局:

1. 学費等納付金の入金確認- 本人・保証人のみへの回答となります。
2. 入学選考時に提出した出身学校の証明書- 出身学校へお問い合わせください。
3. 教育実習において高等学校が記入する成績表- 性質上開示できません。

教員:

1. 確定前の成績評価- 教育指導上非開示となる場合があります。(学生・保証人)
2. 成績評価物の採点結果- 教育指導上非開示となる場合があります。(学生・保証人)
3. 指導所見- 口頭説明可能な範囲での開示となります。(学生・卒業生・保証人)
4. 論文・レポート・制作物- 学生の著作物であり、本人の同意が必要です。(保証人)

全般:

1. 各種パスワード- 性質上いかなる開示もできません。(学生・卒業生・保証人)
2. 職務上知り得た機微情報- 原則として本人の同意が必要です。(保証人)
3. 第三者の情報が含まれる情報- 全員の同意が必要です。(学生・卒業生・保証人)

 

以上のプライバシーポリシーは、本学において定期的に見直しを行い、変更する場合には速やかに告知いたします。学生・卒業生・保証人の皆様におかれましても、お気づきの点、またはプライバシーポリシーに関するご指摘がございましたら「個人情報相談窓口」までお寄せくださいますようよろしくお願い申し上げます。

個人情報相談窓口

〒069-8585 江別市西野幌59番2
北海道情報大学総務課
TEL 011-385-4412

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